Piloter ses événements avec l'IA Gestion de projet événementiel, du cadrage au bilan Mixte : présentiel / à distance

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable :

• De choisir la fonctionnalité d'IA la plus adaptée à une tâche récurrente de l'organisation d'un événement (projet, skill, plugin ou tâche planifiée), en justifiant son choix au regard des évolutions récentes
• De construire avec l'IA le cadrage d'un événement réel (cahier des charges, organigramme des tâches, rétroplanning, risques et budget) à l'aide de skills réutilisables d'une édition à l'autre
• De produire les livrables de coordination, de communication et de bilan d'un événement (briefs partenaires, plan de communication multicanal, trame de bilan), conformes à la charte de l'office de tourisme

Jour 1 - Matin : mise à niveau 

A. Remettre le groupe au même niveau

• Demande structurée, choix du modèle et du niveau de réflexion selon la tâche
• Ce qui a changé dernièrement : chat, projets, plugins, des GPT personnalisés aux plugins et skills

Atelier : placer trois tâches de son poste sur la bonne fonctionnalité

B. Du prompt au skill et au plugin

• Critères de choix : projet, skill, plugin, tâche planifiée

Atelier : transformer un prompt d'organisation d'événement en skill, puis l'intégrer à un plugin

C. Projet, tâches planifiées et mémoire documentaire

• Pourquoi et comment travailler avec la fonction projet
• Tâches planifiées avec l'humain dans la boucle : relances, synthèses, veille
• Gemini Notebook pour interroger les documents d'un événement

Atelier : créer son projet avec une tâche planifiée et un notebook sur un événement

Jour 1 - Après-midi : cadrer l'événement

D. Cadrer un événement

• Périmètre, objectifs, parties prenantes, cahier des charges
• Recherche approfondie pour comparer des événements similaires

Atelier : cahier des charges d'un événement réel avec le skill de cadrage

E. Organigramme des tâches et rétroplanning

• Découpage en tâches, jalons, dépendances, fiches de tâche
• Planning et diagramme de Gantt

Atelier : organigramme et rétroplanning d'une édition réelle avec le skill de planification

Jour 2 - Matin

F. Partenaires, prestataires et bénévoles

• Briefs, courriels de cadrage, fiches d'accueil, plannings personnalisés

Atelier : un brief complet pour un partenaire réel

G. Risques et budget

• Registre des risques, plans B, sécurité
• Budget prévisionnel et suivi
• Droit à l'image et données personnelles

Atelier : registre des risques et budget d'un événement réel avec les skills de risques et de budget

Jour 2 - Après-midi

H. Communication de l'événement

• Plan multicanal par phase, du lancement à l'après-événement
• Adaptation par canal, dans le respect de la charte éditoriale

Atelier : plan de communication partiel avec rétroplanning éditorial et le skill de communication

I. Pilotage, bilan et capitalisation

• Tableau de bord de suivi, bilan, questionnaire de satisfaction, rapport aux partenaires
• Mémoire de l'événement pour l'édition suivante

Atelier : tableau de bord et trame de bilan alimentée par les données de la dernière édition

J. Clôture et plan d'action

• Présentation des livrables produits
• Plan d'action individuel : trois usages à déployer

• Service événementiel 

• Être impliqué dans l'organisation d'événements de l'office
• Une pratique d'une solutions IA
• Un compte ChatGPT actif

Matériel et technologie indispensables pour participer :

• Ordinateur portable avec connexion internet
• Accès à Gemini Notebook, activé et testé sur un compte français avant la session
• Documents d'événements passés : cahiers des charges, rétroplannings, budgets, bilans, listes de partenaires anonymisées

Point de vigilance. Les fonctionnalités accessibles (skills, plugins, tâches planifiées) dépendent de la formule d'abonnement ChatGPT. Nous la vérifions avec vous avant la session.

Les documents confidentiels sont anonymisés avant tout dépôt.

Modalités d'organisation :

Formation pouvant être réalisée en présentiel ou à distance, en petit groupe de 10 maximum

• En présentiel : dans nos locaux (646 rue Marius Petipa 34080 Montpellier) ou dans toute autre salle mise à disposition pour le donneur d'ordre et qui réponde aux exigences de bon déroulement de la formation
• En distanciel : mise à disposition d'une salle de visioconférence permettant de visualiser les supports et outils de formation, de voir et d'entendre le formateur et d'interagir avec lui/elle.

Accès à la formation :

• En Intra : des dates sont proposées tout au long de l'année sur demande, dans des sessions jusqu'à 10 collaborateurs.
• En Inter : les sessions seront confirmées à partir de 6 participants engagés minimum, la session sera confirmée à J-7. Il est toujours possible de rejoindre une session INTER confirmée jusqu'à 48 heure avant la première session.

Matériel et technologie indispensables pour participer :

• Vous devez disposer d'un ordinateur, d'une connexion Internet haut débit (supportant une séance en visioconférence), un casque audio et un bon micro sont également recommandés pour plus de confort.
• Vous devez avoir ouvert un compte chez https://openai.com/ pour un usage de ChatGPT (un compte payant est très fortement conseillé pour un accès à ChatGPT4 [coût 20$/mois]. Son usage vous permet d'obtenir des réponses plus élaborées et un accès aux plug-ins).

Accueil des personnes en situation de handicap :

Cette formation est accessible aux personnes en situation de handicap. Pour en savoir plus cliquer ICI ou contactez notre référent handicap.

• Support : le formateur utilisera un support PowerPoint pour la partie théorique, qui est transmis en intégralité aux stagiaires
• Alternance d'apports théoriques, de travaux pratiques et d'autodiagnostic
• Travail individuel et en groupe sur des cas pratiques ou sur les contenus de chaque stagiaire
• Les stagiaires travaillent directement sur ChatGPT
• Les outils numériques sont disponibles sur un espace web dédié
• Benchmark des meilleurs exemples inspirants
• Exemples et cas pratiques sur les règles d'écriture
• Lexique sensoriel
• Nombreux modèles de prompts pour ChatGPT
• Liste structurée sur le « conseil éclairé »
• Outil optimisation SEO Cocon sémantique 

• La formation fait l'objet d'une évaluation du niveau initial de chaque stagiaire vis à vis des prérequis et objectifs.
• La progression en cours de formation fait l'objet d'une évaluation constante de chaque stagiaire sur les objectifs de formation déjà abordés.
• L'atteinte des objectifs pédagogiques est évaluée à la fin de chaque formation. Cette évaluation est réalisée par l'envoi de deux questionnaires : l'un immédiatement après la fin de la formation, l'autre dans un maximum de 6 mois.
• Suivi/conseil des stagiaires à 6 mois.